Qu’est-ce qu’un index ?
Un index dans Microsoft Lists est une fonctionnalité qui permet d’améliorer les performances de recherche et de filtrage des données dans une liste. Il fonctionne de manière similaire à un index dans une base de données, en facilitant l’accès rapide aux informations sans avoir à parcourir l’intégralité de la liste.
Avantages des index
- Amélioration des performances :
- Description : Les index permettent d’accélérer les opérations de recherche et de filtrage en réduisant le temps nécessaire pour trouver les données pertinentes.
- Exemple : Si vous avez une liste contenant des milliers d’éléments et que vous souhaitez filtrer les éléments par une colonne spécifique (comme “Statut” ou “Date de création”), l’utilisation d’un index sur cette colonne rendra le filtrage beaucoup plus rapide.
- Gestion des grandes listes :
- Description : Les index sont particulièrement utiles pour les listes contenant un grand nombre d’éléments, car ils permettent de contourner les limitations de performance liées au seuil d’affichage des listes.
- Exemple : Dans SharePoint Online, le seuil d’affichage des listes est de 5 000 éléments. En utilisant des index, vous pouvez effectuer des opérations de filtrage et de tri même si votre liste dépasse ce seuil.
- Optimisation des vues :
- Description : Les index permettent de créer des vues personnalisées plus efficaces, en filtrant et triant les données de manière optimale.
- Exemple : Vous pouvez créer une vue qui affiche uniquement les éléments actifs d’un projet en filtrant par la colonne “Statut” indexée, ce qui rendra l’affichage plus rapide et plus réactif.
Limites et particularités des index
- Nombre d’index : Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 index par liste ou bibliothèque. Il est recommandé de n’indexer que les colonnes les plus fréquemment utilisées pour le filtrage. 1
- Surcharge des données : Les index ajoutent une surcharge aux données, il est donc conseillé de les utiliser uniquement lorsque cela est nécessaire pour améliorer les performances.
- Création d’index : La création d’un index nécessite l’accès à tous les éléments de la liste. Si la liste dépasse le seuil d’affichage, il peut être nécessaire de créer l’index pendant une période de faible activité ou de contacter l’administrateur pour obtenir de l’aide.
Les index dans Microsoft Lists sont essentiels pour améliorer les performances de recherche et de filtrage, surtout dans les grandes listes. Ils permettent de gérer efficacement les données et d’optimiser les vues personnalisées, tout en tenant compte des limitations et des particularités associées à leur utilisation.
