SharePoint : Une Seule ou Plusieurs Lignes de Texte?

Quelque soit le système mis en place, le type de données qui est le plus saisi, enregistré ou traité reste quand même le texte, sous toutes ces formes.

Sur SharePoint, le texte peut être saisi grâce à deux types de champs ou colonnes :

• une seule ligne de texte
• plusieurs lignes de texte

Notre but aujourd’hui sera de voir laquelle de ces deux options est la plus viable.

Point communs

Les principaux points communs entre ces deux types de champs sont le fait qu’ils peuvent recevoir en entrée du texte, ou plus précisément une série de caractères alphanumériques, sans mécanisme particulier pour le filtrer. Le texte, quel qu’il soit, est accepté.

Ce n’est pas le cas par exemple avec les dates/heures, qui, dans une certaine mesure sont aussi des séquences alphanumériques. Mais dans ce cas spécifique, si l’information n’est pas rentrée d’une manière spécifique et conforme à la syntaxe des dates, elle sera rejetée.

Idem avec des options comme les listes de choix où il n’est pas permis de saisir autre chose que ce qui se retrouve dans la liste.

Il est vrai qu’on pourrait rajouter des mécanismes de validation du texte saisi, mais à la base, ces champs sont faits pour recevoir des données saisies par l’utilisateur.

Principales divergences visibles

Les différences entre ces deux types sont plus nombreuses

• le nombre de caractères : une seule ligne de texte est limité à 255 caractères au maximum, tandis que plusieurs lignes de texte peuvent vous amener jusqu’à 64.000 – 1 dans une liste
• mise en forme : le texte saisi reste brut dans la seule ligne de texte. Par contre, dans les multiples lignes de texte, suivant l’option choisie, on pourrait bonifier le contenu saisi avec des mises en forme allant de simples à très élaborées.

Enjeux majeurs

D’un point de vue présentation, apparence, voilà les principales différences. Mais il existe des différences majeures qui, vite, peuvent devenir des enjeux. Il s’agit de la capacité à chaque type de champ à être réutilisé dans d’autres contextes.

Classement et Tri

Je vois souvent SharePoint comme une sorte de base de données, dans la mesure où on peut y stocker de l’information structurée. Or l’un des rôles de la base de données ce n’est pas seulement de stocker de l’information, mais c’est aussi de pouvoir la manipuler.

L’une des manipultions les plus élémentaires en base de données c’est le tri, le classement des informations. Et à cet effet, les lignes multiples ne sont pas classables, contrairement aux lignes seules!

Opérations ultérieures

Les circonstances peuvent parfois nous amener à réutiliser de l’information existante. Lorsque cette information est textuelle, cela peut nous permettre de jouer avec des fonctions comme la concaténation, ou encore l’extraction d’information. Cependant, les lignes multiples ne sont pas référençables dans les champs calculés. Il n’est même pas possible de s’en servir dans les champs de recherche, contrairement aux lignes seules.

Conclusion

En bref, nous ne pouvons pas vraiment dire lequel de ces types est le meilleur, car tout dépend de l’utilisation que l’on compte en faire. Cependant, nus retiendrons que

• si le plus important est de pouvoir saisir de grandes quantités de texte et en plus d’être en mesure de les mettre en forme de manière sophistiquée, sans besoin de traitement ultérieur, alors le champion ce sont les lignes multiples de texte
• si par contre le plus important est de pouvoir manipuler l’information plus tard soit dans les tris, les filtres ou les champs de recherche, alors il faudra trouver le moyen de se contenter des 255 caractères offerts par la ligne unique de texte!