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Dans vos manipulations sharepointées, vous vous êtes peut-être rendu compte que les données contenues dans les colonnes e type plusieurs lignes de texte ne sont pas

  • triables
  • disponibles dans les filtres de certaines vues
  • utilisables dans les champs calculés
  • accessibles comme champs de recherche

Quelles sont vos options, s’il vous faut absolument vous en servir?

Il y a deux réponses directes à cette question, et aucun de ces réponses n’est vraiment glorieuse :

  1. Ce n’est pas possible, car de par leur conception même, les champs de type Plusieurs Lignes de Texte ont certaines limites;
  2. En réalité, c’est possible. Cependant, il vous faudra sacrifier quelques choses!!!

Examinons plus en détails les options offertes par la 2e alternative.

Si les informations contenues dans votre colonne doivent absolument être triables, filtrables ou accessibles dans des champs calculés par exemple, une des solutions simples consiste à transformer votre colonne de type Plusieurs Lignes de Texte en une colonne de Type Une Seule Ligne de Texte.

Cette opération est bel et bien possible, mais dans le processus, vous perdrez toute ce qui fait la particularité des champs de type Plusieurs Lignes de Texte. Vous vous engagez donc à perdre

  • la longueur des caractères acceptés, passant de 63.999 à 255
  • toutes les mises en forme effectuées (attributs de mise en forme, liens hypertextes, images, tableaux, pièces jointes, etc.)

En d’autres termes, si vos enregistrements comportaient déjà des informations, celles-ci vont être tronquées!

Procédure

N’accepter que le texte brut

  • accéder aux paramètres de la liste concernée
  • sélectionner le champ à transformer
  • dans la zone des Paramètres de colonnes supplémentaires, veiller à spécifier le type Texte Brut dans la zone du texte à autoriser
  • Valider (cliquer sur OK). Le système vous avertira de la perte éventuelle de certaines données existantes. Si vous êtes en paix avec cela, valider encore.

Passer des Lignes Multiples à la Ligne Unique

  • accéder une fois de plus aux paramètres de liste à modifier
  • sélectionner le champ à transformer
  • désormais, dans la liste, on a la possibilité de revenir au type Une Seule Ligne de Texte
  • sélectionner le type Une Seule Ligne de Texte
  • Valider (cliquer sur OK). Ici aussi, un avertissement apparaîtra. Le valider.

Désormais, votre champ est triable, filtrable et accessible dans les champs calculés et champs de recherche.